Еженедельник или про планирование в начале новой недели:)

Всем новой интересной недели;)

Я пришла показать вам работу-опоздашку и немного...в общем как получится))) поговорить/поделиться опытом о способах планирования своих дел и о различных тетрадках/планерах/ежедневниках одним словом "гаджетах" для планирования.

Наш мир вертится всё быстрее, время утекает сквозь пальцы, а дел становится всё больше и больше, все это давит на нас тяжким грузом, мысли в голове путаются, запомнить всё не представляется возможным и ты уже в который раз ощущаешь себя той самой белкой и чувствуешь дикий страх перед "Ничего не успеваю".  Знакомо? И мне! Прям до боли!)))
Поэтому я решила поднять эту тему здесь, возможно мои наработки в планировании окажутся кому-то полезны, а я в свою очередь буду очень рада если вы поделитесь своим опытом в этом не простом деле, уверена ваши советы мне очень-очень пригодятся;)



Сразу скажу, что пока я не нашла для себя идеального на 100% способа планирования, но уже сейчас успеваю достаточно много и во многом благодаря моим наработкам в тайм-менеджменте:)
Когда я только начинала работать менеджером я проходила целую кучу тренингов по этому самому тайм-менеджменту и однажды мне даже посчастливилось стать лучшей в группе, после чего я получила приятный бонус в виде словесной похвалы от своей начальницы))), НО! вот реализовать все эти умные способы на практике не всегда представляется возможным сразу и в этом я убедилась на своём опыте, о котором расскажу вам далее.

Итак, прежде чем рассказать вам о своём опыте общения со всевозможными "тетрадками-гаджетами", которые я испробовала на практике, сначала мне бы хотелось поделиться с вами некоторыми важными выводами, понимание которых помогает мне объективно распределять и планировать свои дела или по крайней мере учиться делать это объективно - по мере своих физических сил и возможностей))

Правило №1
Не так давно я поняла, что сколько не планируй, если не умеешь объективно оценивать свои силы и умения то всё равно ничего не успеешь. Если ты не умеешь заложить адекватное количество времени на то или иное дело, никакие "гаджеты" тебя не спасут и это факт))
Представьте...вот садитесь вы за стол и начинаете писать списки дел, расписывая в лучшем случае по часам, а в худшем по минутам ваши дела на следующие дни или даже недели и...наступает первый день нового графика и...вы приступаете к выполнению своего списка дел. Так например, вы 3 часа отвели себе на создание новой скрап-странички для нового задания в одной из ваших дизайн-команд, которое выйдет уже буквально вот-вот...И вот ровно в назначенное по графику время вы садитесь за стол начинаете думать над работой, перебирать бумажки, складывать композицию и....понимаете, что прошло уже 2,5 часа!!! А через 30 минут придет муж с работы и нужно уже бежать всё мыть-варить-чистить)))), а потом вам нужно ехать на ужин к родителям, которым отказать уже никак нельзя и что же делать? Работу нужно сдать уже завтра, а времени на её выполнение не осталось, хотя!...почему бы не посидеть ночь, думаете вы;) А ведь придётся! К тому-же на завтра отложить нельзя - завтра вас ждут другие дела вашего графика.
Вывод: Учитесь объективно оценивать свои силы и оставлять на каждое из дел достаточный запас времени+резервный запас. Особенно это касается таких творческих людей как мы с вами, ведь никогда не знаешь, когда придёт Муза)))
В этот же пункт хочу добавить, что если уже всё таки время идёт, а Муза никак не приходит, можно поступить одним из двух следующих способов:
1) Научиться вызывать Музу самой (сейчас на эту тему написано достаточно много интересных книг и статей)
2) В случае полного фиаско, ну бывает когда совсем не идёт дело)), внесите изменения в график дел, а именно отложите это дело и возьмитесь за следующее, которое стоит в вашем графике далее. Таким образом время не утечёт сквозь пальцы и вам не придётся не спать всю ночь или извиняться перед заказчицей или вашей дизайн-командой за то, что работа не выполнена к отведённому сроку.

На самом деле для меня это сейчас основной пункт для работы т. к. пока я не научилась заставлять себя столь придирчиво вымерять время на то или иное дело и как результат постоянно страдаю от этого)). Но с другой стороны, я уже знаю в чём моя ошибка, а владея технологией я с каждым разом могу всё лучше и лучше планировать время на свои дела и буду учиться этому дальше:)

Правило №2
Оно вытекает из Правила №1 и звучит так "Планируйте заранее!"
Нет я не о том, что нужно расписывать себе график на год вперёд, я о том, что НЕ нужно планировать дело на кануне срока его сдачи! Старайтесь выполнять дела вашего графика заранее-заблаговременно, такое раннее планирование даст вам возможность:
1)  в случае если дело не заладилось с первого раза, перекроить свой график таким образом, чтобы не пришлось судорожно искать несколько часов на его выполнение, принося в жертву свой сон, а значит здоровье и красоту
2) быть уверенными, что даже в случае форс-мажора вы успеете сделать всё что нужно и не бояться так быстро тикающих часов

Правило №3
Не расслабляйся, держи себя в руках!...а точнее в графике))
Это моё любимое правило:))) И наверное многие меня поймут, ведь лень-матушку никто не отменял, а для того чтобы добиться определённых высот в жизни нужно постоянно перебарывать себя и лень-матушку тоже;)
Следуйте составленному графику, только форс-мажор может помешать вам внести в него изменения, а если это просто ваша очередная хотелка или ленилка (от слова "лень"))) то...будьте готовы потом снова поиметь "взрыв мозга" от того что, вы вновь ничего не успели...ну или как минимум снова просидеть бессонную ночь подтягивая "хвосты".

Правило №4
А вы любите лягушек?)))
На самом деле, это единственное правило, которое я чётко усвоила еще со времен тех самых тайм-менеджерских тренингов и оно мне действительно очень помогает!
А звучит оно приблизительно так "Сначала съешь лягушку" или "С утра съешь лягушку".
 Дословно я не помню, но суть заключается в следующем - сначала нужно сделать те дела, которые делать совсем не хочется и выполнение, которых не принесет вам никакого удовольствия, но сделать их нужно. Эти дела такие скользкие и неприятные "лягушки", которые , если их сразу не скушать, будут вас постоянно тяготить и скрести вас своими холодными лапками, не давая со спокойной душой реализовать ваши следующие по графику планы.
А уж, что касается творчества то с "лягушкой" на душе))) вообще противопоказано браться за бумагу и краски! В общем с этим правилом у меня все ок и сейчас когда я "кушаю лягушек" я даже представляю себя французским гурманом, ведь во Франции лягушки считаются деликатесом:)))

Ну вот, наверное это главные правила, которые помогают мне делать грамотные записи и дисциплинировать себя хоть как-то:)))

А теперь о способах планирования и о том, как я это делаю?
Здесь первое, что нужно сделать это запланировать время для того чтобы, написать:
1) список ВСЕХ своих текущих дел, очень тщательный список в который будут входить НЕ твои жизненные цели, а именно такие текущие дела, как мытьё посуды, выполнение работ для дизайн-команд или на заказ и прочие подобные обязательные мелочи жизни, ведь на них уходит более всего твоего драгоценного времени. Также не забудьте о том, что отдых тоже НУЖЕН и ВАЖЕН для продуктивной работы, поэтому на него тоже нужно запланировать адекватное количество времени в своём графике;)
2)  напротив каждого пункта из списка дел выше необходимо прописать сколько времени тебе реально требуется на каждое дело...это процесс не быстрый и возможно сначала тебе нужно будет целенаправленно засекать время для того, чтобы заполнить свой список. Так например посуду я мою 15 минут, для того чтобы приготовить ужин мне требуется 1,5 часа, а чтобы сделать новую скрап-страничку например 6 часов, с запасом!, ато вдруг Муза не придёт к указанному часу;)
3) написать подробный список своих жизненных целей, как мелких так и крупных и расписать под каждой еще более мелкий список целей, которые тебе нужно будет реализовать для того чтобы достигнуть более крупной и т. п....Такой список целей очень поможет при составлении своего текущего графика, а главное ты не будешь откладывать достижения своих целей на потом, а уже чётко планировать шаги-дела на пути к их достижению.

Проще говоря, расписав все это на бумаге вы сможете проанализировать вашу жизнь и понять что занимает у вас слишком много времени, над временной оптимизацией каких дел вам стоит поработать лучше, а может быть вы вообще придете к выводу, что вам наконец-то нужно завести себе помощницу и поставите себе новую цель - зарабатывать столько, чтобы позволить себе такой полезный персонал, ведь делегирование простых технических вещей позволяет разгрузиться для достижения более глобальных целей;)

Ну и наконец хочу рассказать вам о способах записи своих планов, а точнее о различных бумажных и не только "гаджетах", которые помогают мне структурировать поток  дел, целей и даже просто хотелок.
Охх...чего у меня только не было, сначала, работая в различных офисных фирмах, я как наверное и весь офисный планктон вела ежедневники. Но даже тогда мне не очень нравились эти достаточно увесистые книженции, в которых вроде бы много места для того, чтобы расписать дела, но с другой стороны одной двух строк, которые выделяются для записи дела на определённое время, часто не хватает, чтобы зафиксировать все важные вещи для подготовки задачи к назначенному часу и...в ход шли мелкие бумажки записочки, которыми в результате оказывался завален весь стол и найти нужную не всегда представлялось возможным))) Плюс к этому в ежедневник нельзя запихнуть к примеру долгосрочные цели для это есть еженедельники/ежемесячники и другие подобные штуки, а это получится уже целая полка книг, что в совокупности с бумажками-записочками создаст еще больший хаос как на рабочем столе так и в голове)))
В общем от этих бумажек-записочек мне было не уйти и когда я ушла с работы и стала планировать свой рабочий день сама то решила попробовать вести планер. Если вы помните я даже сделала для себя один планер сама на основе уже имеющего купленного в канцелярском магазине. А точнее я взяла оттуда структуру оформления страниц дизайн, которых создала сама (планер можно посмотреть ЗДЕСЬ). Вообще в нашем скрап-сообществе был тогда настоящий бум на эти самые планеры и на то как их красиво можно оформить, но я всегда считала что подобная книга должна выполнять свои прямые функции - удобно структурировать дела, а тратить и без того бесценное время на его красивое оформление это в моей ситуации показалось невыполнимым...хотя хотелось конечно, ведь девочки такие девочки)))
Так чем же меня не устроил планер? Здесь сразу напомню что я пишу лишь свои выводы и не навязываю мнение, а напротив жду от вас обратной связи и вашего опыта планирования, ведь обмен опытом очень полезная штука и среди кучи советов ВСЕГДА можно выделить для себя нечто очень и очень полезное.
Так вот планер в отличие от ежедневника может позволить ставить и планировать долгосрочные цели для этого в нём существуют различные тематические блоки. Но в том числе к примеру включает в себя совершенно бесполезный блок для записи контактов, которые уже мало кто (в силу опять же нехватки времени) будет записывать вручную, для этого сейчас, слава богу, существуют различные программы, телефон и электронная почта. А еще я поняла что постоянно листать и много писать от руки для меня тоже не вариант, да и если честно строчки в этих планерах как правило очень мелкие - много туда тоже не запишешь, а лишнее уже не сотрёшь, как например это можно сделать в электронном файле.

Итак к чему же я пришла сейчас и что для меня кажется наиболее оптимальным на данный момент:
1) Тетрадь еженедельник с удобной разметкой позволяющей сразу видеть план основных дел на неделю.
Разметка для меня идеальна вот в таком виде:

2) Творческая тетрадь-идейник и по совместительству мелкий эскизник, ну чтобы было можно сразу немного обрисовать свою идею:))
3) Два электронных файла Excel на компьютере, один из которых предназначен для житейских нужд, хотелок и целей: ведение личной бухгалтерии, списки паролей, планируемые покупки, поездки, фильмы которые хочется смотреть, книги, которые хочется почитать и т. п.
И второй файл посвященный работе т. е. творчеству:)) Где я веду группы своих курсов, пишу списки планов покупок, информацию по своим ДК, расписываю списки дел для плановых живых мастер-классов, а также пополняю список целей и проектов которые хотелось бы реализовать и т. п.
4) Доска для тех самых листочков, которая висит пока у меня на кухне, потому что на моем рабочем месте совсем нет места)), но это для меня и хорошо, потому что с утра я сначала иду на кухню пить кофе, а заодно и просматриваю свою доску на предмет актуальности этих записочек-листочков.

Вот такой не маленький список "гаджетов" для планирования:)
Конечно я все еще надеюсь, что у меня когда-нибудь появится удобная возможность вместить все свои дела в единый универсальный "гаджет", но пока таковой я найти для себя не могу и возможно ли это?
В общем, как сказал Юрий Никулин в фильме "Бриллиантовая рука": "Будем искать!" ;)

В связи с чем предлагаю вам, поделитесь вашими вариантами ведения житейских и творческих дел, а я буду очень рада если мои скромные находки в планировании пригодятся вам:)

И напоследок работа-опоздашка. Это как раз та самая моя тетрадь-еженедельник, которую я просто красиво оформила для нашего нового задания-вдохновения "Капля утренней росы" в блоге скрап-портала CuteCut.

  Увидев, нашу воздушную доску вдохновения я решила поиграть с прозрачными формами и материалами. В результате я задекорировала свою тетрадь-еженедельник, использовав прозрачные оверлеи со звёздами, крашенную кальку, гипюр и витражные контурные мотивы, а сквозное "окно" на обложке создала при помощи чипборда покрытого глиттером цвета фуксии.

Дальше немного деталек:

Сзади я нашила оверлеи так, что они образовали кармашек как раз для мелких записочек)), а на фото в кармашек вставлена закладка.

Пока-пока;)!